Medewerker Informatiebeheer

Leeuwarden, 1 jaar - uitzicht op vast

Ter versterking van de afdeling Informatiemanagement zijn wij op zoek naar twee:
Medewerker Informatiebeheer Standplaats Leeuwarden – voor 36 uur per week/ 24 uur per week

Ben jij nauwkeurig, digitaal vaardig en denk je graag mee over hoe processen slimmer kunnen? En wil jij een cruciale rol spelen bij het beheer van het fysieke en digitale archief binnen Veiligheidsregio Fryslân? Lees dan snel verder, want dan zijn wij op zoek naar jou!

Dit ga je doen

Als medewerker informatiebeheer zorg je dat documenten, zowel digitaal als op papier, professioneel worden verwerkt, geregistreerd en gearchiveerd. Je draagt er zorg voor dat onze verwerking van documenten altijd voldoet aan de wettelijke eisen, zodat de organisatie hierop kan vertrouwen.
Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse postverwerking, het bijhouden van het digitale archief en het ondersteunen van collega’s bij documentbeheer. Met moderne systemen werk je efficiënt en denk je actief mee over hoe we onze werkprocessen slimmer kunnen inrichten. Dankzij jouw inzet kunnen collega’s vertrouwen op een overzichtelijke en betrouwbare informatievoorziening.

En er is meer:

• Scannen en verwerken van inkomende en uitgaande post, zowel digitaal als fysiek;
• Registreren, rubriceren en archiveren van documenten en dossiers;
• Ondersteunen bij administratieve taken, zoals postverwerking en archiefbeheer;
• Ondersteunen bij het op orde brengen van het digitale archief en het opschonen van oude bestanden;
• Adviseren van collega’s over juist documentbeheer en informatieopslag;
• Meewerken aan digitaliseringsprojecten en het verbeteren van zaakgericht werken.

Daarnaast draag je bij aan het opschonen en structureren van ons digitale archief, denk je actief mee over het verbeteren van werkprocessen en heb je oog voor kwaliteit. Je komt met praktische verbetervoorstellen die echt het verschil maken in ons dagelijkse werk.

Jouw team

Als medewerker informatiebeheer kom je te werken binnen de afdeling Informatiemanagement, onderdeel van Bedrijfsvoering bij Veiligheidsregio Fryslân (VRF). Binnen VRF bundelen de GGD, Brandweer en Crisisbeheersing hun krachten om te zorgen voor een veilig en gezond Fryslân. Samenwerking met interne én externe partners staat hierbij centraal.

De rol van informatiebeheer wordt steeds belangrijker in een organisatie die steeds meer informatie gestuurd werkt. Betrouwbare, toegankelijke en goed beheerde informatie is essentieel voor het nemen van de juiste beslissingen. De afgelopen jaren zijn er stappen gezet op het gebied van Business Intelligence (BI), GEO-toepassingen en data gedreven werken. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan structuur, kwaliteit en continuïteit in het beheer van informatie. Daarom zijn we volop bezig met het professionaliseren van ons informatiebeheer. Denk aan het verbeteren van de informatiehuishouding, het implementeren van nieuwe systemen en het formaliseren van processen. Als medewerker informatiebeheer speel jij hierin een sleutelrol. Je werkt nauw samen met collega’s van de GGD, Brandweer en Crisisbeheersing en ondersteunt hen bij het duurzaam toegankelijk maken van informatie.

Dit ben jij

Je bent een betrokken en proactieve collega die graag de handen uit de mouwen steekt om het team en de organisatie te ondersteunen. Je werkt nauwkeurig en resultaatgericht, en collega’s kunnen op je rekenen voor constante kwaliteit. Daarnaast neem je graag het initiatief, waarbij je concrete oplossingen en verbetervoorstellen aanbiedt. Uiteraard ben je digitaal vaardig en denk je graag mee over de verdere ontwikkeling van zaakgericht werken binnen de organisatie.

Wat breng je mee:

• Enige ervaring met DMS-systemen;
• Kennis van de Archiefwet en ervaring met digitale archivering (pre);
• Een goed gevoel voor digitale systemen;
• Een collegiale instelling, accuraat en weet van aanpakken.

Dit bieden we je

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 3.818,- (schaal 7 CAR UWO Veiligheidsregio’s). Dit is op basis van een 36-urige werkweek en hangt af van jouw opleiding en werkervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit bedraagt 18,63% en komt boven op je brutosalaris. Met het IKB kun je keuzes maken die passen bij jouw persoonlijke wensen en doelen, zoals het opnemen van extra verlof.  
• Een aanstelling voor een jaar met kans op een vaste aanstelling. We zoeken collega’s voor een langere periode.  

We hebben nog meer aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden, een reiskostenvergoeding, een laptop en mobiele telefoon, een gunstig pensioenfonds en korting op diverse verzekeringen.  

Goed om te weten

• We werven op hetzelfde moment intern en extern. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang.  
• Als je bij ons in dienst komt, vragen wij een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). De kosten hiervan krijg je van ons terug.