Mooi dat je hier bent!
Je vind hier alle informatie rondom veiligheidspaspoort (we noemen het ook wel VP). Wat is het, wat kan ik er mee en alle gegevens van de contactpersonen voor het geval je vragen hebt of graag ondersteuning wilt. Lees deze pagina even rustig door, dan kan je goed van start.Hoe log je in op Veiligheidspaspoort?
Om in te kunnen loggen op Veiligheidspaspoort heb je de authenticator-app nodig op je telefoon. Ga naar handleidingen authenticator-app voor de installatie-handleiding. Je ziet hier ook de handleiding waarmee je vervolgens op VP kunt inloggen.
Vakbekwaamheid (module VMS)
De momenten waarop je met je post gaat oefenen en de registratie of je daarbij aan- of afwezig was, komen in Veiligheidspaspoort. Zo ontstaat een portfolio voor jou als repressieve medewerker, dat je eenvoudig kunt inzien. In de toekomst ontwikkelen we het portfolio door, zodat we ook informatie over bijvoorbeeld ontwikkelpunten kunnen toevoegen. Je kunt ook je keuringsuitslag eenvoudig terugvinden in Veiligheidspaspoort. De ploegleider en het clusterhoofd hebben inzicht in de voortgang van de hele post op de oefennorm. Zo kan eenvoudig worden bijgestuurd als dat nodig is.
Incidentregistratie (module Inzetregistratie)
Veiligheidspaspoort registreert op gealarmeerd voertuig en daaraan gekoppeld komt er een registratie van opkomst, uitgerukt en eventueel repressieve medewerkers die op een andere manier zijn uitgerukt en aanwezig zijn bij het incident. Het is nodig om altijd een koppeling te kunnen leggen tussen een incident en de daar aanwezige personen en om inzicht te hebben in hoe de bezetting van een voertuig was.
De inzetregistratie kent mogelijkheden om op een eenvoudige manier melding te maken van (bijna-)ongevallen en blootstellingen (gevaarlijke stoffen, agressie). Die informatie is belangrijk om te kunnen leren, maar ook om medewerkers goed te ondersteunen.
Als laatste komt er voor de bevelvoerders en de (H)OvD’en een inzetverslag met korte vragen over het incident. Zo verzamelt Brandweer Fryslân informatie over incidenten. Dat geeft inzicht in risico’s en helpt ons om ons nog beter voor te bereiden op incidenten.
Te vergoeden uren (module Paspoort)
Bij uitrukken en oefeningen wordt jouw aanwezigheid geregistreerd door de ploegleider, bevelvoerder of voor oefenen een oefenleider. Automatisch worden deze uren vergoed. Daarnaast kun je nu zelf voor overige activiteiten, zoals het bijwonen van een vergadering, een declaratie indienen. Voorheen gaf je dit door aan het secretariaat, nu kun je dit zelf doen. Dit haalt handmatige handelingen uit het proces en voorkomt daarmee fouten.
Instructievideo's gebruik veiligheidspaspoort
Heb je een vraag of kom je er niet uit?
Vraag dan een collega uit je eigen post of team. Misschien heeft een collega al eerder met Veiligheidspaspoort gewerkt, dus deze kan je misschien wel helpen. Of je kunt een e-mail sturen naar het volgende adres: veiligheidspaspoort@brandweerfryslan.nl. Tenslotte kun je ook iemand benaderen van het supportteam in jouw afdeling.
Je kan ook contact leggen met het secretariaat om te kijken wie je verder kan helpen.
Heb je een meer specifieke vraag of idee over een bepaald proces, dan kan je ook contact leggen met één van de key-users:
Vakbekwaamheid
Mattijs Boom (VB Noord)
m.boom@brandweerfryslan.nl
Perry Kern (VBZuid)
p.kern@brandweerfryslan.nl
Incidentregistratie
Hilbert-Jan Groen (RB/PV)
hj.groen@brandweerfryslan.nl
Functioneel Beheer
Harmen van der Meer
h.vdmeer@brandweerfryslan.nl
Johan van Dijk
j.g.vandijk@brandweerfryslan.nl
Personeelsgegevens & vergoeden
Alie ten Hoor - Secretariaat Zuid
a.tenhoor@brandweerfryslan.nl
Vragen en antwoorden over algemene zaken, inloggen en je account
-
Via het portaal van de veiligheidsregio. Kijk onder het kopje 'ontsluiting' op de site.
-
Neem contact op met de secretaresse van de afdeling.
-
Doorloop dan onderstaande checklist. Op deze site vind je handleidingen, filmpjes, veel gestelde vragen en aanvullende informatie.
Stap 1: Mail niet ontvangen
Check of de mail in je spam of ongewenste mail is terechtgekomen.
Niet gevonden? Stuur ons je informatie volgens stap 4.Stap 2: Wachtwoord invoeren lukt niet
Je wachtwoord moet minimaal voldoen aan deze vereisten:
- Het wachtwoord is minimaal 8 karakters
- Gebruik geen woorden die in je (gebruikers)naam voorkomen
- Je mag je vorige wachtwoord niet hergebruiken
- Gebruik minimaal 3 van de 4 karaktertypes:
- Cijfer
- cijfer
- speciaal teken (!, $, #, %)
- hoofdletter
- kleine letter
Niet gelukt? Stuur ons je informatie volgens stap 4.
Stap 3: Update je browser
Zorg dat je internetbrowser up-to-date is of download de nieuwste Microsoft Edge. Verouderde browsers kunnen voor problemen of foutmeldingen zorgen bij het inloggen.
Stap 4: Service
Je hebt bovenstaande gecheckt, maar het inloggen lukt nog niet? Stuur dan deze gegevens naar het secretariaat veiligheidspaspoort@brandweerfryslan.nl:
- jouw naam
- jouw emailadres
- telefoonnummer
- omschrijf zo goed mogelijk waar je tegenaan loopt
Er wordt dan contact met je opgenomen.
-
Veiligheidspaspoort is het systeem in onze regio waarmee incidenten, je vakbekwaamheid en te vergoeden uren worden bijgehouden. InSite is ons personeelssysteem, waar alle gegevens over jou als persoon, zoals je NAW, aanstellingsgegevens, loonstrook etc. wordt bijgehouden.
-
Je kunt zelf je adresgegevens wijzigen via InSite.
-
Nee, vrijwilligers melden zich nog op dezelfde wijze ziek. Dit geldt ook voor onze beroepsmedewerkers.
-
Dit is niet mogelijk. Het betreffen twee aparte accounts. Binnen elke regio worden eigen afspraken gemaakt over rechten. Ook werken beide Veiligheidsregio's met een eigen personeelsinformatiesysteem die zorgt voor vulling van Veiligheidspaspoort.
-
Iedereen heeft de beschikking over de paspoort app, deze is te benaderen vanuit de start app. Hierin kun je onder andere de incidenten waaraan jij gekoppeld bent terugzien, je vergoedingen en vakbekwaamheid, inzien.
-
In de paspoort app kan het vergoedingen overzicht per maand geprint worden. In de cliënt omgeving kunnen vele schermen ook geëxporteerd worden naar Excel.
-
Wil je in de startapp inloggen, dan zie je rechts naast de button ‘inloggen’ een button ‘via uw organisatie’. Hier moet je op klikken en kiezen voor ‘Veiligheidsregio Fryslan’. Inloggen lukt als het goed is nu wel.
-
De app wordt gedownload op telefoon en computer en als snelkoppeling neergezet. Alleen in het begin als je de apps via Myapps installeert zie je de koppeling naar Insite. Daarna kijkt niemand daar meer naar en gebruikt de snelkoppeling.
De digitale toegang voor Brandweer Fryslân (als onderdeel va Veiligheidsregio Fryslân) is zo ingericht dat je via de portalfunctie binnenkomt en dan naar de apps gaat. VP is één van die apps en deze apps bieden geen toegang tot andere systemen. De apps zijn namelijk niet bij onszelf in beheer.Het is wel de bedoeling om via de portal nog meer apps te gaan ontsluiten (bv. Afaspocketapp), de ingang blijft altijd het portaal.
Vragen over incidentregistratie
-
Als bevelvoerder of ploegleider ga je via de start app naar de tegel inzetregistratie. Vervolgens kom je in het incidentenoverzicht, daar klik je op het incident waarvan je de registratie wilt invullen. In het volgende scherm kan het verslag en de opkomst worden ingevuld. Bekijk ook het filmpje onder de knop ‘ben je bevelvoerder?’
-
Dit kun je terugzien in de paspoort app onder incidenten.
-
Voorlopig blijft het papieren formulier, waarna de bevelvoerder of ploegleider de registratie in Veiligheidspaspoort kan doen.
-
Dit blijft gaan zoals het nu ook is geregeld.
-
Het is mogelijk om een lopend incident te openen en de kladblokregels mee te lezen, mits je de juiste autorisatie hebt. De opkomst kan worden geregistreerd als er terug op kazerne gestatust is.
-
Alle personen die uitgerukt zijn voer je in bij de tegel van het betreffende voertuig waar ze mee weg zijn geweest. De personen “opgekomen niet uitgerukt” kunnen opgevoerd worden bij de personen van de tankautospuit met kenmerk “kazerne”. Voor de OvD-en is er een eigen tegel (in voorbeeld: 026993)
De tegel “overig Personeel” gebruiken we eigenlijk niet, kan wel evt voor bv piketfunctionarissen. Je kan hier dus bijv. de HOvD of AGS kunnen registreren wanneer die met hun voertuig actief gekoppeld zijn aan het incident.
-
Deze voer je ook in op de TS.
-
Vanuit de overzichten kan de back office achterhalen wie dit formulier heeft aangemaakt, het is dus niet nodig de naam in te vullen.
-
In VP komt het groene vinkje alleen in beeld als het zogeheten eerste bevelvoerdersverslag wordt ingevuld. Brandweer Fryslân heeft gekozen voor een eigen formulier dat aansluit bij de informatiebehoefte, het vinkje werkt daarvoor dus niet. Je mag dit dus negeren.
Vragen over vakbekwaamheid
-
De oefenleider registreert de aanwezigheid bij een oefenmoment. Dit kan gedaan worden door in de start app op de tegel vms te klikken. Vervolgens zoek je het oefenmoment op, klik je op de blauwe pijl aan het einde van de regel en vul je bij de tegel aanwezigheid de aanwezigheid in van de deelnemers en/of het ingezet personeel.
-
Per post zijn een aantal oefenleiders die de registratie verzorgen. Er is gekozen voor een beperkt aantal oefenleiders per post die deze taak vervullen. Dit heeft voordelen t.a.v. instructie en beheer.
-
In de paspoort app onder momenten.
-
In de paspoort app bij je persoonlijke gegevens (het zwarte blok met witte pijltje).
-
Op dit moment niet. Maar deze wordt in de toekomst wellicht gelegd.
-
Ga via de start app naar de vms app. Open de boomstructuur en kies de map waaronder je de nieuwe oefening wilt plaatsen. Klik vervolgens op +nieuw moment. Je krijgt de keuze om een standaard moment aan te maken of een moment op basis van een sjabloon.
-
Afhankelijk van autorisaties.
-
Registratie op een later tijdstip is mogelijk.
Vragen over declaratie
-
Dit kan je niet in een overzicht terug zien, maar deze kun je terugvinden door of door per persoon van jouw post te kijken in zijn paspoort app of dit na te vragen bij het secretariaat van jouw afdeling.
-
Nee dit heeft geen gevolgen voor de uitbetaling van vrijwilligers. Wanneer het slotje op een voertuig staat gaat de betaling door voor controle en accorderen.