Mooi dat je hier bent!
Je vind hier alle informatie rondom veiligheidspaspoort (we noemen het ook wel VP). Wat is het, wat kan ik er mee en alle gegevens van de contactpersonen voor het geval je vragen hebt of graag ondersteuning wilt. Lees deze pagina even rustig door, dan kan je goed van start.
Hoe log je in op Veiligheidspaspoort?
Om in te kunnen loggen op Veiligheidspaspoort heb je de authenticator-app nodig op je telefoon. Ga naar handleidingen authenticator-app voor de installatie-handleiding. Je ziet hier ook de handleiding waarmee je vervolgens op VP kunt inloggen.
Vakbekwaamheid (module VMS)
De momenten waarop je met je post gaat oefenen en de registratie of je daarbij aan- of afwezig was, komen in Veiligheidspaspoort. Zo ontstaat een portfolio voor jou als repressieve medewerker, dat je eenvoudig kunt inzien. In de toekomst ontwikkelen we het portfolio door, zodat we ook informatie over bijvoorbeeld ontwikkelpunten kunnen toevoegen. Je kunt ook je keuringsuitslag eenvoudig terugvinden in Veiligheidspaspoort. De ploegleider en het clusterhoofd hebben inzicht in de voortgang van de hele post op de oefennorm. Zo kan eenvoudig worden bijgestuurd als dat nodig is.
Incidentregistratie (module Inzetregistratie)
Veiligheidspaspoort registreert op gealarmeerd voertuig en daaraan gekoppeld komt er een registratie van opkomst, uitgerukt en eventueel repressieve medewerkers die op een andere manier zijn uitgerukt en aanwezig zijn bij het incident. Het is nodig om altijd een koppeling te kunnen leggen tussen een incident en de daar aanwezige personen en om inzicht te hebben in hoe de bezetting van een voertuig was.
De inzetregistratie kent mogelijkheden om op een eenvoudige manier melding te maken van (bijna-)ongevallen en blootstellingen (gevaarlijke stoffen, agressie). Die informatie is belangrijk om te kunnen leren, maar ook om medewerkers goed te ondersteunen.
Als laatste komt er voor de bevelvoerders en de (H)OvD’en een inzetverslag met korte vragen over het incident. Zo verzamelt Brandweer Fryslân informatie over incidenten. Dat geeft inzicht in risico’s en helpt ons om ons nog beter voor te bereiden op incidenten.
Te vergoeden uren (module Paspoort)
Bij uitrukken en oefeningen wordt jouw aanwezigheid geregistreerd door de ploegleider, bevelvoerder of voor oefenen een oefenleider. Automatisch worden deze uren vergoed. Daarnaast kun je nu zelf voor overige activiteiten, zoals het bijwonen van een vergadering, een declaratie indienen. Voorheen gaf je dit door aan het secretariaat, nu kun je dit zelf doen. Dit haalt handmatige handelingen uit het proces en voorkomt daarmee fouten.
Heb je een vraag of kom je er niet uit?
Vraag dan een collega uit je eigen post of team. Misschien heeft een collega al eerder met Veiligheidspaspoort gewerkt, dus deze kan je misschien wel helpen. Of je kunt een e-mail sturen naar het volgende adres: veiligheidspaspoort@brandweerfryslan.nl. Tenslotte kun je ook iemand benaderen van het supportteam in jouw afdeling.
Je kan ook contact leggen met het secretariaat om te kijken wie je verder kan helpen.
Heb je een meer specifieke vraag of idee over een bepaald proces, dan kan je ook contact leggen met één van de key-users:
Vakbekwaamheid
Mattijs Boom (VB Noord)
m.boom@brandweerfryslan.nl
Perry Kern (VBZuid)
p.kern@brandweerfryslan.nl
Incidentregistratie
Hilbert-Jan Groen (RB/PV)
hj.groen@brandweerfryslan.nl
Functioneel Beheer
Harmen van der Meer
h.vdmeer@brandweerfryslan.nl
Johan van Dijk
j.g.vandijk@brandweerfryslan.nl
Personeelsgegevens & vergoeden
Alie ten Hoor - Secretariaat Zuid
a.tenhoor@brandweerfryslan.nl
Vragen en antwoorden over algemene zaken, inloggen en je account
Hoe log ik in?
Zie de handleiding hierboven bij het punt “Hoe log je in bij Veiligheidspaspoort” (Handleidingen authenticator-app | Veiligheidsregio Fryslân)
Ik ben mijn inloggegevens kwijt. Waar kan ik deze opvragen?
Voor inloggegevens en problemen met inloggen kan je contact opnemen met de ICT helpdesk op 088-2299010 of via ict@vrfryslan.nl
Het inloggen op het VRF-portaal om bij Veiligheidspaspoort te komen lukt mij niet?
Heb je problemen met het inloggen op https://myapps.micrososoft.com ? Hiervoor kan je contact opnemen met de ICT helpdesk op 088-2299010 of via ict@vrfryslan.nl
Wat is het verschil tussen Veiligheidspaspoort en InSite?
Veiligheidspaspoort is het systeem in onze regio waarmee incidenten, je vakbekwaamheid en te vergoeden uren worden bijgehouden. InSite is ons personeelssysteem, waar alle gegevens over jou als persoon, zoals je NAW, aanstellingsgegevens, loonstrook etc. wordt bijgehouden.
Hoe kan ik mijn adresgegevens wijzigen?
Je kunt zelf je adresgegevens wijzigen via InSite.
Verandert er iets m.b.t. ziekmeldingen?
Nee, vrijwilligers melden zich nog op dezelfde wijze ziek. Dit geldt ook voor onze beroepsmedewerkers.
Ik ben ook vrijwilliger bij een andere Veiligheidsregio en heb daar al een account van Veiligheidspaspoort. Kan het account van Veiligheidsregio Fryslân hieraan gekoppeld worden?
Dit is niet mogelijk. Het betreffen twee aparte accounts. Binnen elke regio worden eigen afspraken gemaakt over rechten. Ook werken beide Veiligheidsregio's met een eigen personeelsinformatiesysteem die zorgt voor vulling van Veiligheidspaspoort.
Wat is de paspoort app en hoe werkt deze?
Iedereen heeft de beschikking over de paspoort app, deze is te benaderen vanuit de start app. Hierin kun je onder andere de incidenten waaraan jij gekoppeld bent terugzien, je vergoedingen en vakbekwaamheid, inzien.
Kan ik documenten printen?
In de paspoort app kan het vergoedingen overzicht per maand geprint worden. In de cliënt omgeving kunnen vele schermen ook geëxporteerd worden naar Excel.
Oefening versus verrichting in Veiligheidspaspoort
In deze memo geven we je wat extra informatie over hoe activiteiten binnen je post in Veiligheidspaspoort geregistreerd kunnen worden, specifiek wanneer ze raakvlakken hebben met geoefendheid.
Vragen over incidentregistratie
Wie registreert mijn aanwezigheid bij een oefening en hoe doe je dat?
De oefenleider registreert de aanwezigheid bij een oefenmoment. Dit kan gedaan worden door in de start app op de tegel vms te klikken. Vervolgens zoek je het oefenmoment op, klik je op de blauwe pijl aan het einde van de regel en vul je bij de tegel aanwezigheid de aanwezigheid in van de deelnemers en/of het ingezet personeel.
Kunnen alle oefenleider van een post een registratie doen?
Per post zijn een aantal oefenleiders die de registratie verzorgen. Er is gekozen voor een beperkt aantal oefenleiders per post die deze taak vervullen. Dit heeft voordelen t.a.v. instructie en beheer.
Waar kan ik zien wanneer ik aan- of afwezig ben geweest bij een oefening?
In de paspoort app onder momenten.
Waar kan ik mijn keuringsuitslag terugvinden?
In de paspoort app bij je persoonlijke gegevens (het zwarte blok met witte pijltje).
Is er een koppeling tussen de ELO en VP
Op dit moment niet. Maar deze wordt in de toekomst wellicht gelegd.
Hoe maak ik als ploegleider zelf een oefening aan?
Ga via de start app naar de vms app. Open de boomstructuur en kies de map waaronder je de nieuwe oefening wilt plaatsen. Klik vervolgens op +nieuw moment. Je krijgt de keuze om een standaard moment aan te maken of een moment op basis van een sjabloon.
Voor de uitvoering van een leerwerkopdracht neem ik deel aan een oefening bij een andere post. Kan de oefenleider/ploegleider van deze post mijn aanwezigheid registreren?
Afhankelijk van autorisaties.
Kan je een oefening in VP ook een week later registreren? Dat hoeft toch niet perse op de oefenavond zelf?
Registratie op een later tijdstip is mogelijk.
Vragen over declaratie
Als ik al ploegleider een groepsvergoeding in dien, hoe kan ik deze dan terug zien?
Dit kan je niet in een overzicht terug zien, maar deze kun je terugvinden door of door per persoon van jouw post te kijken in zijn paspoort app of dit na te vragen bij het secretariaat van jouw afdeling.
Moet een OVD ook zijn opkomst hebben ingevuld om het verslag af te ronden. Als die dat niet doet komt er geen groen vinkje. Heeft dit gevolgen voor de uitbetaling van de vrijwilligers?
Nee dit heeft geen gevolgen voor de uitbetaling van vrijwilligers. Wanneer het slotje op een voertuig staat gaat de betaling door voor controle en accorderen.